Сценарное бюджетирование в сельском хозяйстве

Сценарное бюджетирование в сельском хозяйстве — это годовой план затрат с несколькими вариантами развития сезона, который в течение года сверяют с фактом с полей. Ежегодно в ноябре и декабре предприятия подводят итог прошлого сезона и готовят бюджет на новый сезон. С наступлением весны и новой посевной погода вносит поправки и бюджет становится архивным документом, который не дает ответа на вопрос «где деньги?». Разберём, что нужно, чтобы годовой бюджет и сценарии опирались на фактические данные с полей.

Почему бюджет хозяйства расходится с реальностью?

Производственные данные формируются в двух контурах: оперативном и бухгалтерском учете. На земле в процессе производства агрономы, механизаторы, кладовщики и учетчики формируют данные для производственного учета. На их основе бухгалтера и финансисты отвечают за себестоимость операции, списание и движение денег. Расхождения происходят на стыке двух контуров.

Насколько слаженно данные передаются между ними, определяет, сколько времени проходит от закрытия смены до момента, когда затраты на поле можно увидеть в рублях.

В большинстве хозяйств закрытие смены занимает дни, а бывает, что путевые листы сдаются с опозданием на месяц.

Разберем, как теряются данные на примере поля

Утром агроном планирует работы, распределяет технику и людей, выписывает лимитно-заборную карту на склад, чтобы получить удобрения под поле №4. Приезжает на поле, а туда не зайти: переувлажнено. Технику переставляют на соседнее поле №5. Но по документам списание было подготовлено на поле №4 и будет скорректировано, в лучшем случае, после завершения смены.

Ситуация усугубляется, когда ТМЦ списывают не по факту каждого поля, а по закрытию всей операции или даже всей культуры. Итог подводится разово, в конце периода: расход сошёлся с планом. Что происходило внутри полей, соблюдались ли нормы, куда переносились остатки, уже не восстановить. А руководитель весь сезон смотрит на картину, которая отстаёт от реальности.

Учет опирается на фактические данные

Ритмичная передача информации позволяет перестроить бизнес-процессы и сделать их прозрачнее для всего хозяйства. В идеале цикл работы с данными в течение дня выглядит так:

1. Утро. Агроном планирует работы в одной системе. К каждой технологической операции привязаны нужные ТМЦ, поэтому лимитно-заборная карта или требование формируются автоматически, с указанием полей.
2. День. Система получает данные телеметрии и видит, где фактически работала техника. Если работа идёт не на плановом поле, документы нужно скорректировать: вернуть остаток на поле №4 и оформить расход на поле №5. Это можно делать автоматически или через проверку учетчиком.
3. Вечер. По окончании смены агроном подтверждает объём выполненных работ, при необходимости правит норму или ТМЦ. Все связанные документы формируются разом: учетный лист для начисления зарплаты, корректировка остатков по полям, акты на списание. Они передаются в учетную систему для работы бухгалтерии.
4. Следующее утро. Запускается новый производственный цикл. Бухгалтерия может актуализировать бюджет, себестоимость продукции, а руководитель уже может посмотреть отчёт с затратами по полям в рублях, а не только оперативные показатели.

Как ежедневный мониторинг затрат влияет на управленческие решения?

В 2023 году в Черноземье арендованная для работ техника не может зайти на поля для проведения запланированной обработки с соей из-за переувлажнения почвы. Культура на глазах портится. Препараты, закупленные для обработки, не могут быть внесены. Если бы хозяйство видело, сколько средств вложено в каждое поле, можно было бы вовремя оценить ситуацию и понять, что продолжать работы уже нецелесообразно. Разумнее было бы задисковать поле, чем продолжать операции, которые уже не окупятся. Решение тяжёлое, но принимать его нужно с опорой на цифры.

Как данные производственного учета влияют на бюджетирование полей и культур?

• Стоимость ресурсов. Видно, во что обходится собственная техника на конкретной операции и где выгоднее привлечь аренду или перебросить технику из другого подразделения.
• Затраты на каждую единицу техники. Частая картина в учете: запчасти годами списывают на один «виртуальный» трактор, который давно стоит под забором, а на такие же машины рядом списан фильтр и пара литров масла. Когда затраты разнесены честно, видно, какие машины перешли грань, за которой содержать их дороже, чем обновить.
• Отчетность во ФГИС. Данные внесены в рабочую систему и прослеживаются до подготовки отчета.

Как интегрировать производственные данные в учетные системы?

Шаг 1. Единые справочники

Для корректного обмена данными между производством и финансовым контуром требуется соблюдать совпадения в нормативно-справочной информации в двух системах. Есть две реализации: единый источник справочников или таблица соответствий: поле с кодом АЗ-013 в FMS-системе, например, АссистАгро точно соответствует определённому полю в ERP. То же для культур и номенклатуры.

Шаг 2. Составление техкарты, привязанной к сценариям

Плановые прямые затраты в 1С:ERP АПК задаются технологическими картами двух уровней. Техкарта на культуру описывает программу производства на условную площадь. Техкарта на поле учитывает плановое размещение: конкретную площадь и культуру. Типовая обработка раскладывает техкарты культур по полям.

Техкарты привязываются к сценарию. Поэтому вести хотя бы два сценария на тысячу полей в разгар бюджетной кампании было почти невозможно. Однако, нейросети позволяют быстро адаптировать техкарты под нужные сценарии. Важно определить, какие траектории сезона отслеживать: базовую, неблагоприятную по погоде, сценарий с падением цены. Ценность сценариев в том, чтобы в течение сезона сопоставлять с ними факт и понимать, к какому из них хозяйство ближе прямо сейчас.

Шаг 3. Уточнять план по каждому полю

Когда факт поступает из системы мониторинга, его можно использовать не только для контроля, но и для следующего планирования. Данные о движении техники и погоде позволяют классифицировать поля, например по уклону и типу почв, не нагружая агронома ручным вводом. На следующий год программа производства уточняется для каждого поля с учётом его особенностей. Даже наблюдения за один сезон заметно повышают точность планирования затрат.

Шаг 4. Пересматривать лимиты из актуальной ситуации

Для территориально распределённых хозяйств, где управляющая компания находится в одном месте, а затраты возникают в другом, важно контролировать соответствие расходов бюджету.

Оперативные данные с полей помогают и в обратную сторону. Если лимит по статье выбран, а расширить его действительно нужно, аргументировать это проще конкретными путевыми листами и результатами осмотров полей, которые уже есть в системе.

Вывод

Сценарное бюджетирование в АПК основывается не на шаблоне в Excel, а на трёх вещах:

• Данные с поля поступают каждый день и вносятся один раз;
• Справочники в оперативной и учетной системах совпадают, а техкарты привязаны к сценариям;
• Факт регулярно сопоставляется с планом, и руководитель видит затраты в рублях, пока ещё можно что-то изменить.